Je vous propose dans ce post 4 points que j'ai jugés essentiels dans tout projet de fusion informatique.
J'ai récemment participé à un projet de fusion de CRM entre deux filiales d'un grand groupe audiovisuel. Shhuuuutttt Top secret :)
On parle ici d'un CRM qui intègre en plus des modules de la gestion des clients, la facturation et la comptabilité client, la logistique et des modules techniques spécifiques.
Autant vous dire que ce n'était pas une mince affaire. Pour vous donner quelques chiffres clefs de cette opération de fusion :
Près de 2000 tables de données à traiter
Plus de 50 000 codifications à faire évoluer
Près de 3000 milliards de lignes de données à importer
Plus de 1500 utilisateurs impactés
Une opération de plus de 35h
Pour bien mener un tel projet il faut une bonne organisation et une démarche maîtrisée. Comme retour d'expérience, je vous propose ci-dessous 4 points que j'ai jugés essentiels et qu'il est indispensable de bien maîtriser pour des projets de transformation similaires :
Penser métier avant tout
Qui dit métier, dit process. Il faut donc avant tout penser process et impact sur les métiers. Ce genre d'opération nécessite forcément une évolution des process métiers. Les habitudes de travail et méthode peuvent être différentes selon les filiales même si on est dans le même groupe, dans le même métier. Je ne vous dis pas pour des opérations de fusion pour des entités à l'origine différentes comme dans les cas de rachats, d'acquisition.
Il faut donc avant tout bien maîtriser l'évolution des process métier et pour cela, rien de mieux que d'impliquer, dès la phase de réflexion et de choix de la démarche, les métiers. Ce point est à mon sens crucial. De toute façon, c'est eux qui vont arbitrer sur certains choix de codification ou de transformation des données.
Tenir un bon référentiel de datas
Le référentiel de données vous permet de définir vos règles de codification des données. C'est une sorte de dictionnaire qui vous permet de définir les codes à fusionner, les codes à garder, les règles de renumérotation de vos séquences...Autant vous dire que c'est le "fichier" essentiel sur lequel repose toute votre démarche.
Il se doit donc d'être fiable et... à jour ! La difficulté dans ce genre d'opération étant que l'activité de production continue en parallèle du projet. De ce fait, tous les jours des nouvelles données sont créées, des nouveaux codes et références qui doivent être retranscris dans votre référentiel.
Cela nécessite donc un suivi régulier et d'avoir des règles et outils qui vous permettent d'identifier facilement les écarts anciens codes/nouveaux codes.
Run, Run, Run…
Pas de miracle. Pour réussir votre opération de fusion il faut effectuer beaucoup de Run de test. Pas 2 ni 3 mais autant que possible. C'est vos Run de test qui vous permettront de corriger et compléter votre référentiel, de prendre en compte les nouveaux éléments de configuration que vous n'aviez pas identifiés, et ça, croyez-mois, il y'en aura toujours.
Faites des Run de test jusqu'à la veille de votre opération de fusion même. Si votre programme de fusion est fourni par un prestataire tiers, assurez-vous qu'il vous accompagne dans vos premiers Run de test et qu'il vous fournisse tous les éléments nécessaires pour une bonne analyse et correction de vos résultats de Run.
L’après fusion c’est aussi important
Vous avez réussi votre opération de fusion et tout s'est globalement bien passé ? Cool mais ce n'est pas fini. Beaucoup de problèmes apparaîtront au fil de l'eau : des données manquantes, des codes non dupliqués ou dupliqués à tort...Pour bien traiter toutes ces erreurs post-fusion, vous aurez besoin de vos anciens data.
Donc il est primordial de garder vos anciennes bases d'avant fusion aussi longtemps que possible (au moins 18 mois). Certains problème seront visibles des mois après (cas de vos traitements annuels).
Au delà des erreurs post-fusion, l'après fusion c'est aussi beaucoup de customisation et de support aux métiers. Gardez donc beaucoup d'énergie et de ressources pour cette phase.
J'ai volontairement émis certains étapes classiques de la gestion de projet, l’intérêt étant avant tout de montrer les éléments spécifiques et importants à prendre en compte dans ce genre d'opération. Mais bien évidemment, il faut gérer tout cela en mode projet avec tous les jalons importants de la conduite de projet : Communication, gestion du changement, recettes métier...